必须把Excel导入数据库?你用的BI工具out了!

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做为企业的管理者,尤其是财务和销售板块的管理者,以绩效为核心组织工作是必须的,或者说一切看数据,绩效不好的无论怎么说都会受到质疑和挑战!

经典的PDCA循环(也叫戴明环)告诉我们所有工作的起点都是Plan,即设定可行的目标。


必须把Excel导入数据库?你用的BI工具out了!


所以网上常见的KPI、BSC、OKR这些管理工具都在做相同的事情——目标管理(MBO)。目标管理的第一原则就是SMART原则,否则设定的目标就是模糊不清的,毫无导向意义。那么什么是SMART呢?

——S代表具体(Specific),指标定义要清晰,不需要解释;

——M代表可度量(Measurable),指标是可收集、获得的;

——A代表可实现(Attainable),指标是通过付出努力可以实现的;

——R代表相关性(Relevant),指标是责任人权利和责任范围内的;

——T代表有时限(Time-bound),指标必须限定在某个特定期限内。


那么财务总监和销售总监都在用什么工具进行目标管理呢?粗略判断一下,95%以上的企业都在用Excel管理“目标值”和“实际值”,尤其是经常发生调整的目标值!为什么目标值经常改变,这种修改不能直接采集到企业的信息化系统中呢?


其实在具体工作中,目标值存在多种变化的情况:

1、 增加指标:比如根据经营分析会发现成本结构异常,可能就会增加考核“设备故障率”。

2、 减少指标:比如新的OEM销售模式,不再需要自建销售网络,“覆盖率”被废弃。

3、 变更口径:比如新客户的定义修改为个人存款大于5000的,而不按照新开户判定。

4、 修改数值:比如团队的异常变动,原本可行的目标变得遥不可及,自然就要降低下来。


还有一种原因,就是目标值是为“完成率”服务的,比如上市的车企们,媒体和消费者最关注的指标不是销售量(估计是很难记住),而是目标完成率(在相同的坐标系下,更容易进行横向对比)。目标完成90%&销量230万台,和目标完成60%&销量300万台,普遍会觉得前者的管理更好、更值得信任!


这样就能理解了吧,大多数用户不太可能把这么复杂的调整落到IT系统中,用Excel多么简单,随意增加一行、修改公式…。但,凡事都有两面性,别忘了目标管理的另外一半是“实际值”,这些实际值可都是在数据库里面的!这可怎么办?别急,我给你三个办法:

办法1:找IT部门,把目标值Excel导入(录入)到系统里面,然后让其开发报表给你;


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办法2:找IT部门,把你需要的实际值导出Excel给你,想办法关联起来对比;


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办法3:找个新工具把Excel的目标值和系统的实际值直接关联起来计算;


前两种估计你都用过,办法1最麻烦,效率很低,因为很多Excel计算逻辑,用系统的报表功能很难实现,格式也很不灵活。办法2肯定是大部分人选用的,毕竟到了Excel就听自己使唤了,想怎么用就怎么用。办法3以前是个理论可能性,但几乎就没有解决方案,注意这里划重点了!


既然想找新办法把Excel里的目标值和报表系统的实际值结合,就必须有所改变,要么改变Excel要么改变报表系统。改变Excel对于财务总监和销售总监,是100%不可能的,连换WPS表格他们都不愿意,更别说改用别的办公软件了。那你只有一条路,就是更换报表系统,而且更换的条件只有一个:可以和Excel无缝结合的报表系统!


必须把Excel导入数据库?你用的BI工具out了!


我先声明一下,Smartbi的这个报表软件有个人免费版和企业收费版,除了对使用人数有限制功能都是一样的。OK,现在我具体介绍一下如何使用Excel+Smartbi完成目标管理的进度报表:

第一步:Smartbi和传统B/S的企业报表工具一样,可以连接各种数据库,也支持报表在各种浏览器和APP上查询使用,唯一不同的是它的报表设计器就是Excel(需要安装个小小插件)。所以先保证Smartbi可以按时间等参数查询到实际值(带参数的数据集)。


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第二步:用Excel打开你的目标值文件,然后登录插件,把实际值的单元格替换为已经准备好的数据集字段,比如下图这样,右侧是可以填充到单元格的数据库或数据集字段。


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拖过来的字段看不懂?别着急,这里是最关键的操作了。对设计器来说,你刚拖动到单元格的是字段的定义,而不是字段的内容,简单来说你不告诉它参数条件,它怎么告诉你结果呢。所以这里需要用到菜单里叫”执行“的功能,其实就是把数据直接渲染到Excel里,执行后就变成下面这样了,所需要的实际值全部填充完毕!搞定!


第三步:还是回到你平时的工作环境,在Excel设计目标管理的报表,这时就不用担心实际值的获取了。引用单元格、隐藏行列、合并单元格、计算新数据、设置条件格式......这些Excel功能照用不误,非常自由和灵活!


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总结起来这样实现办法3,好处是:

1、保留在Excel维护目标值的习惯,无须改用其它软件

2、实际值可以随时从数据库“执行”出来,按你的条件随叫随到

3、目标进度报表也无须做任何修改,一切无缝衔接

Smartbi这个功能已经在大型企业用起来了,而且这个企业报表软件除了解决上述这个难点,还有很多神奇的能力,比如说自助拖拽查询数据库、把Excel数据用ECharts图形、地图展示发布到浏览器和APP,还可以用来制作仪表盘和大屏幕,例如下图是其DEMO。


必须把Excel导入数据库?你用的BI工具out了!


会者不难,想要做好KPI、BSC、OKR这些目标管理就离不开数据,离不开Excel和数据库的参与,只是前2种办法无法摆脱频繁的沟通和修改,如果想要一劳永逸的解决问题,还是办法3更靠谱!

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