确定评价生产线（企业和公司）的指标以后，需要收集数据并计算出目前阶段的指标为多少？这些指标不仅可以与同行业对比，明确自身的优势和不足；也可以与不同行业进行对比，总结不同行业的根本性差别，拓宽经营思路；这些都可以作为下一步改进工作的起点和驱动力。所以数据的收集工作非常重要，关系到指标的准确。
做任何时期的第一步都是计划，这样才能尽量让操作过程可控而不遗漏。如何收集数据才能完整而不遗漏呢？这同样需要完整的计划，这里介绍一个工具：流程图。
流程图
流程图(Flow Diagram)是生产某种产品所遵循顺序的一种图形表示。这里的产品，可以是物质产品、服务、信息，也可以是三者的组合。如电冰箱、法律咨询、产品设计、广告宣传等，它们的生产顺序或服务顺序都可用流程图表示。
流程图作用
有了流程图，质量改进团队不在现场就可浏览整个过程。这种浏览常可帮助团队发现潜在的问题，如系统中的瓶颈、非必需的步骤、不必要的循环等。团队成员可以不用投人过多的时间与精力去实际观察，就可以识别工作中存在的问题、明确问题发生的根源、调查解决方法产生的影响、讨论保持收益的方法等。
流程图的结构使团队全体成员从总体上对过程有较多的了解。通常，团队成员只通晓与自己相关的过程段。一张正确的流程图常会提供这方面所缺少的知识，有了对全过程的认识，所有团队成员就能更有效地参与解决问题。
流程图还有助于明确质量改进项目的范围，团队工作或调查的界线。清楚地界定工作范围能增加成功的机会。
流程图标志
流程图由一系列容易识别的标志构成，一般使用如下标志：
这些基本符号用来表示一个过程的实际步骤，其走向永远是从页面的顶部到底部，从左面至右面。
流程图类别
根据流程图的不同详略程度，可以分为概要流程图和详细流程图。
概要流程图
概要流程图是一个总纲，一般包括4~12个步骤。概要流程图有助于团队达成共识、界定项目范围和选择团队成员，如下面范例所示：
详细流程图
详细流程图是用来表示在完成概要流程图中每项任务所需的具体步骤的流程，如上图“订单的接收和登记”过程块的具体流程绘制如下图：
流程图分析
调查每个菱形符号
菱形判定符号可以用于表示一次检查活动或表示一个过程的分支。检查包括检验、试验、鉴定、评审等。过程中的检查有时是重复的，非必需的或不完整的，对此应加以限制以降低成本，提高生产效率。例如，电讯服务公司经过分析流程图发现：某种文件在向顾客提供服务过程中要经过六次不同的检查，后来管理人员同意取消他们对文件的检查，只由提供该文件的机构作一次全面彻底的检查就够了。
调查每个循环
检查活动会产生循环及报废。团队要探讨循环内的活动，识别哪些活动可以省略。还应寻找和利用存在于循环内的信息，防止差错的再次发生。在调查循环时还要考虑重复的步数、时间的损头、资源的消耗等。
调查每个活动符号
完成上面两个分析后，可以把注意力转向过程主流程的其他活动。譬如每个活动的费用和顾客需要联系起来考虑它的价值是否值得？这个活动是必需的吗？能省略吗？它是否能增值？我们的顾客是否愿意接受？
调查每个文件或数据库符号
文件和数据库是驱动过程的重要信息源。但也可能是产生错误。团队应进行结构调查，以保持信息更新，过时的信息是会产生误导的错误信息。
成功案例
某电讯服务公司采用了一项新的服务，虽然公司的客户对服务质量满意，公司却因服务成本太高及资源紧张而担心，因为在该项服务的实施过程中有大量时间和力量消耗在循环上。为此，公司建立了一个质量改进团队。以寻求减少这项服务所需要的资源。团队成员选自涉及该过程的所有部门。团队用四个小时来建立了概要流程图。流程图立即就展现出在提供这种服务的过程中的循环、瓶颈、非必要的步骤以及冗余之处。然后团队组成四个组到有关的部门中去调查，建立详细流程图。其中一个详细流程图如下：
对详细流程图的调查，发现存在30个循环，每个循环都存在时间上的浪费。循环在流程图中易于识别，团队只需浏览一下图表，寻找菱形符号（如上图所示）？发现需要注意的循环，然后团队为循环作三角形标记以形成关注点。最后团队把每次检查观察到的错误发生率乘上流程图上完成循环步骤所需时间，作为对每个循环产生的资源浪费的估计。结果发现30个循环中的6个耗费掉循环总时间的82%。这6个循环就成为改进项目。
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